Ákvörðun kærunefndar útboðsmála 6. nóvember 2025í máli nr. 43/2025:Ísold ehf.gegnFjársýslu ríkisins,Þjóðskjalasafn Íslands ogRými – Ofnasmiðjunni ehf.

LykilorðSjálfkrafa stöðvun samningsgerðar aflétt.

ÚtdrátturFallist var á kröfu F og Þ um að aflétta sjálfkrafa stöðvun samningsgerðar, sbr. 2. mgr. 107. gr. og 1. mgr. 110. gr. laga nr. 120/2016.

Með kæru móttekinni hjá kærunefnd útboðsmála 19. september 2025 kærði Ísold ehf. (hér eftir „kærandi“) útboð Fjársýslu ríkisins fyrir hönd Þjóðskjalasafns Íslands (hér eftir „varnaraðilar“) nr. 23086 auðkennt „Hillukerfi fyrir Þjóðskjalasafn Íslands“.

Kærandi krefst þess að kærunefnd útboðsmála ógildi ákvörðun varnaraðila að velja tilboð frá Rými – Ofnasmiðjunni ehf. í hinu kærða útboði. Þá krefst kærandi þess að samningsgerð verði stöðvuð um stundarsakir þar til efnisleg niðurstaða liggur fyrir.

Varnaraðilum og Rými – Ofnasmiðjunni ehf. var kynnt kæran og gefinn kostur á að koma á framfæri athugasemdum. Varnaraðilar lögðu fram greinargerð sína 1. október 2025 og athugasemdir bárust frá Rými – Ofnasmiðjunni ehf. degi síðar.

Varnaraðilar krefjast þess að kærunefnd útboðsmála aflétti sjálfkrafa stöðvun samningsgerðar og hafni öllum kröfum kæranda með endanlegum úrskurði. Rými – Ofnasmiðjan ehf. krefst þess að kærunni verði vísað frá eða hafnað að efni til.

Með erindi 3. október 2025 óskaði kærunefnd útboðsmála eftir að varnaraðila legðu fram tilboðsgögn Rými – Ofnasmiðjunnar ehf. sem og önnur gögn sem félagið kynni að hafa lagt fram við meðferð útboðsins. Varnaraðilar svöruðu erindinu 6. sama mánaðar og afhentu umbeðin gögn.

Með erindi 14. október 2025 tilkynnti kærunefnd útboðsmála aðilum að til stæði að kalla Sæmund E. Þorsteinsson, verkfræðing og lektor hjá Háskólanum í Reykjavík, til ráðgjafar og aðstoðar nefndinni með vísan til heimildar 2. mgr. 104. gr. laga nr. 120/2016 um opinber innkaup. Aðilar gerðu ekki athugasemdir við þessi áform. Formaður kærunefndar útboðsmála kallaði sérfræðinginn formlega til starfa með bréfi undirrituðu 15. október 2025.

Í þessum hluta málsins verður tekin afstaða til kröfu varnaraðila um að sjálfkrafa stöðvun samningsgerðar verði aflétt en úrlausn málsins bíður að öðru leyti endanlegs úrskurðar.

Með hinu kærða útboði óskuðu varnaraðilar eftir tilboðum í tveggja hæða rafdrifna kerfisskápa á brautum fyrir Þjóðskjalasafn Íslands til uppsetningar í húsnæði að Sundaborg 11 í Reykjavík. Í grein 1.2.5 var meðal annars gerð sú krafa til tæknilegrar og faglegrar getu bjóðanda að hann skyldi, á síðastliðnum fimm árum, hafa að minnsta kosti þriggja ára reynslu af sölu og þjónustu sambærilegrar vöru og hann byði. Þessu til staðfestingar áttu bjóðendur að leggja fram skrá yfir sambærileg verkefni.

Tilboð í útboðinu voru opnuð 4. júní 2025 og bárust tilboð frá kæranda og Rými – Ofnasmiðjunni ehf. Varnaraðilar tilkynntu bjóðendum 16. júlí 2025 að ákveðið hefði verið að velja tilboð Ísoldar ehf. Rými – Ofnasmiðjan ehf. kærði ákvörðunina með kæru 28. júlí 2025 til kærunefndar útboðsmála og fékk málið málsnúmerið 37/2025 hjá nefndinni. Með ákvörðun 3. september 2025 í því máli hafnaði kærunefnd útboðsmála kröfu varnaraðila um afléttingu sjálfkrafa stöðvunar samningsgerðar í útboðinu.

Varnaraðilar sendu bréf 11. september 2025 til Ísoldar ehf. Í bréfinu var tilkynnt að val á tilboði fyrirtækisins væri afturkallað í ljósi ákvörðunar kærunefndar útboðsmála. Veigamiklar ástæður væru fyrir ákvörðun um að afturkalla val tilboða þar sem fyrri ákvörðun væri talin ógildanleg. Bjóðendum yrði tilkynnt innan skamms um nýja ákvörðun um val tilboða í samræmi við lög nr. 120/2016. Þá var í niðurlagi bréfsins leiðbeint um kæruheimild og kærufrest. Með tilkynningu til bjóðenda sama dag tilkynntu varnaraðila að þeir hefðu ákveðið að velja tilboð Rými – Ofnasmiðjunnar ehf. í útboðinu. Í tilkynningu komu fram upplýsingar um biðtíma samningsgerðar, kærufrest og kæruheimild.

Með úrskurði 3. október 2025 í máli nr. 37/2025 vísaði kærunefnd útboðsmála frá öllum kröfum Rými – Ofnasmiðjunnar ehf.

Kærandi byggir í meginatriðum á að Rými – Ofnasmiðjan ehf. hafi ekki uppfyllt skilyrði greinar 1.2.5 í útboðsgögnum. Umbeðið hillukerfi sé tvílyft kerfi á braut með LED, CE-lýsingu og sérstökum skjalaáherslum. Slíkt kerfi hafi aldrei verið sett upp á Íslandi þannig að engin íslensk fyrirtæki séu með reynslu af uppsetningu tvílyfts kerfis. Ákvæði í útboðsgögnum um lágmarkskröfur séu ófrávíkjanleg og með vali á tilboði Rými – Ofnasmiðjunnar ehf. hafi varnaraðili brotið gegn 15., 46. og 76. gr. laga nr. 120/2016 um opinber innkaup. Sérstök áhersla sé lögð á að það sé mikill munur á uppsetningu á tvílyftu kerfi eða einlyftu kerfi. Reynsla við uppsetningu einlyftra kerfa hafi því ekkert að segja þegar komi að tvílyftu kerfi.

Varnaraðilar byggja í meginatriðum á að krafa greinar 1.2.5 taki ótvírætt til reynslu af sölu og þjónustu sambærilegrar vörur en ekki til sérstakrar reynslu af uppsetningu eða samsetningu tvílyfts kerfis. Varnaraðilar hafi gert aðrar ítarlegri kröfur í útboðsgögnum sem tryggi gæði uppsetningar. Tryggi þessar kröfur að sá sem hljóti samninginn hafi yfir að ráða nægilegri faglegri getu og búnaði til að framkvæma verkið á öruggan og vandaðan hátt, óháð því hvort hann hafi sett upp nákvæmlega sams konar kerfi. Af dómaframkvæmd verði ráðið að kröfur um reynslu af „sambærilegum“ verkefnum eigi ekki að túlka sem kröfur um reynslu af „sams konar“ verkefnum, heldur skuli túlkun vera víðtækari til að stuðla að samkeppni og jafnræði milli bjóðenda, sbr. dóm Héraðsdóms Reykjavíkur í máli nr. E-4882/2022. Rými – Ofnasmiðjan ehf. hafi lagt fram fullnægjandi gögn sem sýni fram að félagið hafi á síðastliðnum fimm árum að minnsta kosti þriggja ára reynslu af sölu og þjónustu, þar með talið uppsetningu, á sambærilegum hillukerfum. Verkefnin sem félagið hafi skilað með tilboði sínu beri það með sér að það hafi bæði sinnt hönnun, afhendingu og uppsetningu flókinna geymslukerfa með sambærilegum tæknilegum kröfum og í því útboði sem hér um ræði. Ákvörðun varnaraðila um að velja tilboð Rými – Ofnasmiðjunnar ehf. hafi hvorki brotið gegn 15., 46., 48. né 76. gr. laga nr. 120/2016 heldur hafi ákvörðunin verið í fullu samræmi við þær reglu sem gildi um opinber innkaup.

Rými – Ofnasmiðjan ehf. byggir í meginatriðum á að hin kærða ákvörðun hafi bæði verið lögmæt og í samræmi við útboðsgögn og lög nr. 120/2016. Félagið uppfylli allar lágmarkskröfur útboðsins um tæknilega og faglega getu. Á það sé bent að uppsetningarleiðbeiningar fyrir einlyft og tvílyft kerfi sýni að tæknilegar lausnir, rafkerfi og festingar séu í grunnatriðum sambærileg. Þá hafi Rými – Ofnasmiðjan ehf. að búa yfir fjölbreyttum hópi sérfræðinga með umfangsmikla reynslu og njóti beins stuðnings frá framleiðandanum Bruynzeel við framkvæmd verksins.

Ágreiningur þessa máls lýtur að útboði á hillukerfi fyrir varnaraðila Þjóðskjalasafn Íslands. Kæra málsins hafði í för með sér sjálfkrafa stöðvun samningsgerðar í hinu kærða útboði, sbr. 1. mgr. 107. gr. laga nr. 120/2016 um opinber innkaup. Samkvæmt 2. mgr. sömu greinar getur kærunefnd, hvort heldur að kröfu varnaraðila eða að eigin frumkvæði, ákveðið að aflétta banni við samningsgerð, en við slíka ákvörðun gilda ákvæði 110. gr. laganna eftir því sem við á. Í því felst að einungis á að viðhalda stöðvun hafi verulegar líkur verið leiddar að broti gegn lögum um opinber innkaup eða reglum settum samkvæmt þeim við tiltekin innkaup sem leitt getur til ógildingar ákvörðunar eða annarra athafna varnaraðila.

Í grein 1.2.5 í útboðslýsingu var meðal annars gerð sú krafa til tæknilegrar og faglegrar getu bjóðanda að hann skyldi, á síðastliðnum fimm árum, hafa að minnsta kosti þriggja ára reynslu af sölu og þjónustu sambærilegrar vöru og hann byði. Þessu til staðfestingar áttu bjóðendur að leggja fram skrá yfir sambærileg verkefni. Ágreiningur aðila lýtur að því hvort Rými – Ofnasmiðjan ehf. búi yfir þessari tæknilegu og faglegu getu, sbr. einnig 72. gr. laga nr. 120/2016.

Með hinu kærða útboði var óskað eftir tilboðum í tvílyft hillukerfi. Kærandi byggir á að mikil munur sé á uppsetningu slíks kerfis og einlyfts kerfi og að reynsla við uppsetningu einlyftra kerfa hafi ekkert að segja þegar komi að tvílyftu kerfi. Varnaraðilar og Rými – Ofnasmiðjan ehf. mótmæla þessu og segja að einlyft og tvílyft kerfi séu sambærileg í skilningi greinar 1.2.5.

Kærunefnd útboðsmála hefur kynnt sér tilboðsgögn Rými – Ofnasmiðjunnar ehf. Á meðal tilboðsgagna félagsins var skrá yfir sambærileg verkefni en þar eru nefnd fimm verkefni sem virðast öll varða hönnun, afhendingu og uppsetningu á sama einlyfta hillukerfinu frá Bruynzeel. Nánar tiltekið er um að ræða tvö verkefni á árinu 2017, eitt verkefni á árinu 2018 og tvö verkefni á árinu 2023. Þá er í skjalinu einnig gerð grein fyrir reynslu framleiðanda kerfisins, Bruynzeel Storage Systems A/S, en ekki verður ráðið af tilboðsgögnunum að byggt hafi verið á tæknilegri og faglegri getu þess aðila samkvæmt 76. gr. laga nr. 120/2016. Verður því að meta hvort að Rými – Ofnasmiðjan ehf. hafi sjálft uppfyllt fyrrgreinda kröfu greinar 1.2.5.

Á meðal tilboðsgagna Rými – Ofnasmiðjunnar ehf. voru einnig upplýsingar um hillukerfið sem félagið bauð fram í útboðinu og yfirlýsing frá félaginu um að það hefði boðið hillukerfi frá Bruynzeel í Danmörku um áratuga skeið allt frá ráðleggingum og hönnun til uppsetningar. Í yfirlýsingunni kemur jafnframt fram að starfsmenn félagsins hafi annast uppsetningu og viðhaldi á þeim búnaði alla tíð og því mikil reynsla og þekking á búnaðinum. Þá hefur Rými – Ofnasmiðjan ehf. við meðferð þessa máls lagt fram bréf frá Bruynzeel þar sem meðal annars kemur fram að félögin hafi verið í samstarfi síðastliðin 15 ár. Meðfylgjandi bréfinu voru leiðbeiningar um uppsetningu ein- og tvílyftra kerfa frá félaginu.

Sérfræðingur kærunefndar útboðsmála, Sæmundur E. Þorsteinsson, verkfræðingur, veitti nefndinni ráðgjöf við meðferð málsins. Sérfræðingurinn hefur meðal annars bent á að Bruynzeel hafi lagt fram mjög ítarlegar leiðbeiningar um hvernig uppsetning hillukerfa þeirra, bæði ein- og tvílyftra fari fram. Að virtum rökstuðningi aðila sé erfitt að komast að annarri niðurstöðu en þeirri að uppsetning tvílyftra hillukerfa frá Bryunzeel sé sambærileg við uppsetningu einlyftra kerfa frá sama aðila þó að vissulega sé uppsetning tvílyftu kerfanna flóknari og umfangsmeiri. Reynsla og þekking starfsmanna Rýmis – Ofnasmiðjunnar ehf. nýtist við uppsetningu tvílyfta kerfisins og miklar líkur séu fyrir því að hún beri árangur. Rök hnígi í þá átt að Rými – Ofnasmiðjan ehf. hafi fullnægjandi tæknilega og faglega getu og hafi á síðastliðnum fimm árum, að minnsta kosti þriggja ára reynslu af sölu og þjónustu sambærilegrar vöru og félagið bjóði.

Að framangreindu gættu og með hliðsjón af skýringum sérfræðingsins þykir á þessu stigi málsins mega miða við að Rými – Ofnasmiðjan ehf. hafi reynslu af sölu og þjónustu sambærilegrar vöru og félagið bauð í hinu kærða útboði. Í grein 1.2.5 kom fram sú krafa að bjóðandi hefði þriggja ára reynslu af sölu og þjónustu þessari á síðastliðnum fimm árum. Svo sem fyrr segir liggur fyrir að Rými – Ofnasmiðjan ehf. lagði fram skrá um sambærileg verkefni en þar kemur fram að félagið hafi séð um uppsetningu á tveimur kerfum á árinu 2023. Þá var í tilboðsgögnum félagsins að finna yfirlýsingu um að félagið hefði boðið skjalakerfi frá Bruynzeel um áratugaskeið allt frá ráðleggingum og hönnun til uppsetningu og finnur þessi yfirlýsing sér stoð í fyrrgreindu bréfi frá framleiðanda kerfisins.

Í ljósi alls framangreinds verður að lagt til grundvallar á þessu stigi málsins að Rými – Ofnasmiðjan ehf. hafi uppfyllt umrædda kröfu greinar 1.2.5. Þá ber einnig til þess að líta að um var að ræða lágmarkskröfu til tæknilegra og faglegra getu en vafi um inntak skilyrða af þessu tagi verður að meginstefnu metinn bjóðendum í hag, sbr. t.d. úrskurð nefndarinnar í máli nr. 31/2024.

Að framangreindu virtu, fyrirliggjandi gögnum og málatilbúnaði aðila að öðru leyti, þykir mega miða við, eins og mál þetta liggur fyrir nú, að ekki hafi verið leiddar verulegar líkur að broti gegn lögum nr. 120/2016 sem leitt geti til ógildingar ákvörðunar eða annarra athafna varnaraðila. Verður því fallist á kröfu varnaraðila um að aflétta sjálfkrafa stöðvun samningsgerðar í hinu kærða útboði, sbr. 2. mgr. 107. gr., sbr. 1. mgr. 110. gr. laga nr. 120/2016.

Aflétt er stöðvun samningsgerðar vegna útboðs varnaraðila, Fjársýslu ríkisins fyrir hönd Þjóðskjalasafns Íslands, nr. 23086 auðkennt „Hillukerfi fyrir Þjóðskjalasafn Íslands“.